Überarbeitete Mitarbeiter? 5 simple Ideen, wie Sie Ihr Team entlasten

Der Trend ist nicht mehr aufzuhalten: Aufgrund des Fachkräftemangels werden Unternehmen in den kommenden Jahren zunehmend vor der Herausforderung stehen, qualifiziertes Personal zu finden und zu halten. Umso wichtiger ist es, sich auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter einzustellen. Und die wollen nicht mehr Karriere um jeden Preis. Stattdessen steht eine ausgewogene Work-Life-Balance an oberster Stelle. Das zeigt die aktuelle Studie Talents Trends der Page Group, für die im Mai 2024 weltweit 49.407 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer befragt wurden. Das Ergebnis: Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben belegt Platz eins der wichtigsten Faktoren für die Arbeitszufriedenheit. Es gilt also zu handeln – und das ist gar nicht so schwer. Gesundheitscoachin Maike Werdt erklärt, wie genau sich eine gute oder schlechte Work-Life-Balance auf die Beschäftigten auswirkt und welche einfachen Maßnahmen Arbeitgeber ergreifen können, um die Work-Life-Balance zu verbessern. Schlechte Work-Life-Balance: Konsequenzen fürs Unternehmen Kreativität nimmt ab: Wer nur noch unter Stress seine To-dos abarbeitet, hat Maike Werdt zufolge keine Zeit und keinen Raum mehr für kreatives Denken und kreative Problemlösungen. Schlechtes Betriebsklima: Überarbeitete Mitarbeiter leiden unter ständiger Anspannung. Laut der Coachin kann dies zu zwischenmenschlichen Konflikten im Team führen, da die Betroffenen weniger Geduld haben und weniger empathisch sind. Produktivität der Mitarbeiter sinkt: Auch wenn der menschliche Organismus Werdt zufolge oft sehr lange bei Arbeitsüberlastung durchhalten kann: Ab einem gewissen Stadium von Überarbeitung ist der Mensch nicht mehr leistungsfähig. Die Produktivität lässt nach und kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass der betroffene Mitarbeiter längerfristig ausfällt. Für das Unternehmen kann das teuer werden. Fluktuation: Unternehmen, die keine oder wenige Möglichkeiten bieten, Arbeit und Privatleben in Einklang zu bringen, müssen mit Kündigungen rechnen. Es ist also nicht nur aus Sicht der Mitarbeitergesundheit und des Betriebsklimas, sondern auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht sinnvoll, als Unternehmen Maßnahmen für die Work-Life-Balance der Beschäftigten zu ergreifen. Ausgewogene Work-Life-Balance: Vorteile fürs Unternehmen „Arbeitgeber, die auf die Work-Life-Balance ihrer Mitarbeiter achten, haben häufig leistungsfähigere Mitarbeiter, die sich mehr engagieren und innovativer denken“, so Maike Werdt. Wer Maßnahmen zur Work-Life-Balance für seine Mitarbeiter im Unternehmen umsetze, präsentiere sich zudem als attraktiver Arbeitgeber und habe damit einen klaren Wettbewerbsvorteil. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sei ein solcher Wettbewerbsvorteil enorm wichtig. „Potenzielle Bewerber achten immer mehr auf ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Berufs- und Arbeitsleben“, erklärt die Gesundheitscoachin. Flexible Arbeitszeitmodelle zur Verbesserung der Work-Life-Balance, wie Homeoffice oder Vertrauensarbeitszeit, können daher in einer Stellenanzeige ausschlaggebend sein. Mehr zum Thema Arbeitszeitmodelle 14 flexible Arbeitszeitmodelle im Überblick 5 schnell umsetzbare Work-Life-Balance-Maßnahmen für Führungskräfte Natürlich können nicht alle Unternehmen flexible Arbeitszeitmodelle anbieten. Die gute Nachricht: Auch Unternehmen mit festen Arbeitszeiten können einiges für die Work-Life-Balance ihrer Belegschaft tun – und das ganz ohne zusätzliche Kosten. Work-Life-Balance als Teil der Unternehmenskultur Wichtig: Der Fokus auf eine gute Work-Life-Balance ist Teil der Unternehmenskultur – und die sollte für die komplette Firma gelten. Das heißt: Man sollte in allen Teams schauen, was möglich ist. Wenn etwa in der Produktion gar keine Maßnahmen ergriffen werden während im Büro große Flexibilität gelebt wird, entstehen Neid und Missgunst. 1. Überprüfen der eigenen Work-Life-Balance als Basis aller Maßnahmen Zunächst sollte der Chef oder die Chefin auf sich selbst schauen und das eigene Verhältnis zur Arbeit überprüfen. Maike Werdt rät, sich folgende Fragen zur Selbstreflexion zu stellen: Wie geht es mir eigentlich gerade? Wie stark bin ich belastet oder überlastet? Mache ich regelmäßig Pausen? Achte ich darauf, dass ich rechtzeitig Feierabend mache, um noch Raum für meine Hobbys und Zeit für meine Familie zu haben? Stellt die Führungskraft fest, dass sie selbst extrem überlastet ist, ist der erste Schritt laut der Coachin, die eigene Work-Life-Balance zu verbessern und neue Prioritäten zu setzen. Nur ein Vorgesetzter, der auf sich selbst achte, könne sich auch um andere kümmern. Laut der Coachin für gesunde Mitarbeiterführung sollten Führungskräfte im besten Falle selbst eine gesunde Arbeitsweise vorleben, indem sie Pausen machen, Überstunden vermeiden und klare Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit ziehen. Das motiviere die Mitarbeiter, es ihnen gleichzutun. 2. Keine E-Mails und Anrufe nach Feierabend Durch den technologischen Fortschritt verschwimmt die Grenze zwischen Arbeit und Privatem immer mehr. Viele Arbeitnehmer haben das E-Mail- oder Chat-Programm der Firma auf ihrem Handy. Am besten wäre es natürlich, diese Apps gar nicht erst zu haben. Wenn es jedoch nicht anders geht, sollte Gesundheitscoachin Werdt zufolge zumindest eine klare Richtlinie gelten: Außerhalb der regulären Arbeitszeit keine E-Mails verschicken und keine Anrufe tätigen. Das gelte nicht nur für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern auch für die Vorgesetzten. Natürlich könne es sein, dass Geschäftsführer noch abends arbeiten müssten oder dies sogar gerne täten, weil sie dann in Ruhe Dinge abarbeiten könnten. In diesem Fall sollten sich Chefinnen und Chefs an eine einfache Regel halten: E-Mails vorplanen und erst zur regulären Arbeitszeit verschicken. So greifen Chefs nicht in die Freizeit ihrer Angestellten ein. 3. Auf Erholungszeiten achten Sensibles Thema, aber wichtiger Hebel für ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit: Führungskräfte sollten darauf achten, dass die Beschäftigten regelmäßig Pausen einlegen und rechtzeitig Feierabend machen. Maike Werdt: „Es ist ein schmaler Grat, dass das nicht wie Bevormundung wirkt, denn die Mitarbeiter sind erwachsene Menschen.“ Trotzdem sei es wichtig, als Führungskraft aufmerksam zu sein und zu beobachten. Mehr zum Thema Work-Life-Blending „Dass man am Ende nur noch arbeitet, ist eine echte Gefahr“ Während es im Büro auffällt, wenn jemand immer die Pause durcharbeitet oder regelmäßig als letzter im Büro ist, benötigen Unternehmen mit Teams, die von zu Hause aus arbeiten, eine andere Methode: Hier sind Zeiterfassungstools eine gute Möglichkeit um zu überprüfen, ob Arbeitnehmer oft Überstunden anhäufen. „Bei der Einführung von Zeiterfassungstools ist die Kommunikation wichtig“, sagt die Coachin. Wenn der Chef auf den Vorteil hinweist, dass die Beschäftigten dadurch ihre Arbeitszeit im Blick haben und Überstunden nicht zum Standard werden, sei das die richtige Botschaft. So haben die Mitarbeiter laut Werdt nicht das Gefühl, dass sie kontrolliert werden, ob sie genug arbeiten, sondern, auf ihre Work-Life-Balance achten können und dies auch erwünscht ist. Schafft es ein Beschäftigter nicht, seine Aufgaben in der regulären Arbeitszeit zu bewältigen, kann das ein Hinweis darauf sein, dass der Mitarbeiter zu viele To-dos hat und deshalb dauerhaft überlastet ist. Gesundheitscoachin Werdt: „Eine Führungskraft hat in diesem Fall die Fürsorgepflicht das Gespräch zu suchen und zu fragen: Was brauchst du, damit du deine Arbeit in der regulären Arbeitszeit erledigen kannst?“ 4. Aufgaben sinnvoll delegieren Führungskräfte sind in der Verantwortung darauf zu achten, die Aufgaben im Team gerecht zu verteilen. „Es sollte nicht immer der, der am lautesten schreit, die Aufgabe bekommen, nur weil es einfach ist“, sagt die Gesundheitscoachin. Gerade diese Leistungsträger, die einen hohen Anspruch an die eigene Arbeit haben, nicht gut Nein sagen können und Schwierigkeiten haben, sich abzugrenzen, seien burnout-gefährdet. Wenn Mehrarbeit anfalle, seien es immer die engagierten Mitarbeiter, die sich bereit erklärten, diese zusätzliche Aufgabe zu übernehmen. Es sei es daher Aufgabe der Führungskraft, sich einen Überblick über die Aufgabenverteilung zu verschaffen. „Wie sind die Aufgaben in meinem Team eigentlich verteilt und wer ist schon an der Grenze der Belastbarkeit? Wer hat hingegen noch Kapazitäten und könnte die neue Aufgabe übernehmen?“, sind laut Maike Werth wichtige Fragen, die es zu prüfen gelte. Mehr zum Thema Aufgaben abgeben 6 Ausreden von Chefs, die nicht delegieren können 5. Offene und regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitern „Als Führungskraft sollte ich mir regelmäßig Zeit nehmen, um mit meinen Mitarbeitern zu sprechen – auch außerhalb von Besprechungen in großer Runde“, sagt die Coachin. So lernten Vorgesetzte die unterschiedlichen privaten Verpflichtungen – wie Kinderbetreuung, Pflege von Angehörigen – oder Hobbys kennen. Dadurch könne die Führungskraft Verständnis für persönliche Herausforderungen der Beschäftigten zeigen und Unterstützung anbieten. Damit sich die Mitarbeiter ihren Vorgesetzten gegenüber ehrlich äußern, sei es hilfreich, wenn sich auch die Führungskräfte öffneten. „Die Führungskraft kann zum Beispiel ansprechen, dass ihre Kinder in den letzten Wochen beide krank waren und dass das eine Belastung war“, sagt Maike Werth. Führungskräfte glaubten oft, stark und unverwüstlich auftreten zu müssen. Es sei auch durchaus gut, zu signalisieren, alles im Griff zu haben und so Sicherheit zu vermitteln. Trotzdem dürften und sollten Führungskräfte aber auch menschlich sein. „Wie kann man sonst erwarten, dass sich die Menschen auch öffnen und menschlich zeigen?“, sagt die Gesundheitscoachin. Die Kombination aus diesen fünf Maßnahmen zur Work-Life-Balance kann die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und dadurch zur Attraktivität und Stabilität eines Unternehmens beitragen.

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