Diese 7 Fehler sollten Sie vermeiden

Einmal im Monat die Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen, penibel Buch führen – bürokratische Hürden kosten Gründer und erfahrene Unternehmer Zeit und Nerven. Wer bestimmte Voraussetzungen erfüllt und die Kleinunternehmerregelung anwenden darf, erspart sich viel Arbeit: Er ist von der Umsatzsteuer befreit und hat es bei der Steuererklärung leichter. Aber wer gilt als Kleinunternehmer? Und welche Fehler sollten Unternehmer vermeiden, wenn sie die Regelung anwenden? GmbH und GbR: Wer darf die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG anwenden? Die Kleinunternehmerregelung können Einzelunternehmerinnen, Freiberufler oder auch Teams anwenden, die zum Beispiel als GbR, GmbH oder Verein organisiert sind – die Rechtsform ist nicht entscheidend. Welche Grenze gilt im Kleingewerbe für den Umsatz? Kleinunternehmer müssen nach Paragraf 19 UStG zwei Voraussetzungen erfüllen, damit sie die Kleinunternehmerregelung anwenden dürfen: © impulse Wer beide Kriterien erfüllt, kann sich von der Umsatzsteuer befreien lassen – und muss dann keine Mehrwertsteuer in seinen Rechnungen ausweisen, darf entsprechend aber auch keine Vorsteuer abziehen. Die Regelung ist freiwillig, denn sie lohnt sich nicht für jeden. Für angehende Unternehmerinnen und Unternehmer gilt also: Sie dürften im ersten Jahr hochgerechnet ab 2025 nicht über 25.000 Euro kommen, sagt Andreas Lutz, Vorstandsvorsitzender des Verbands der Gründer und Selbstständigen (VGSD). „Hochgerechnet“ bedeutet: Wer im Juli gründet und damit rechnet, bis zum Jahresende 15.000 Euro Umsatz zu machen, fällt nicht unter die Kleinunternehmerregelung, da er hochgerechnet aufs Jahr 30.000 Euro Umsatz macht und damit die Umsatzgrenze übersteigt. Mehr zum Thema Gesetzesänderungen Dezember 2024 Das ändert sich im Dezember für Unternehmen und Verbraucher Ein weiteres Beispiel: Eine Bürokauffrau möchte sich als Yoga-Lehrerin selbstständig machen und im September mit dem Unterricht beginnen. Sie rechnet mit einem monatlichen Umsatz von 1.500 Euro bis zum Jahresende, also mit 6.000 Euro für das laufende Jahr. Auf das gesamte Jahr hochgerechnet wären das 18.000 Euro – damit läge sie unter der Umsatzgrenze. Achtung: Mit dem Jahressteuergesetz 2024 haben Bundestag und Bundesrat eine wichtige Änderung beschlossen, die ab dem 1. Januar 2025 gilt: Wenn der Umsatz im laufenden Kalenderjahr die Grenze von 100.000 Euro übersteigt, wird man unterjährig umsatzsteuerpflichtig. Heißt: Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überstiegen wird, ist nicht mehr steuerfrei. Außerdem gilt: Anders als ursprünglich geplant müssen Kleinunternehmer laut dem Jahressteuergesetz keine E-Rechnung ausstellen. Wann gibt es im Kleingewerbe die Mehrwertsteuer zurück? Die Mehrwertsteuer gibt es im Kleingewerbe nur zurück, wenn man die Kleinunternehmerregelung nicht nutzt. „Das ist gerade das Wesen der Kleinunternehmerregelung: Man muss seinen Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, erhält aber auch nicht die an Lieferanten und Dienstleister bezahlte Umsatzsteuer beziehungsweise Vorsteuer zurück“, sagt Lutz. Wie beantragt man die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt? Gründerinnen und Gründer müssen auf dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung den Umsatz für das laufende Jahr und das folgende Jahr schätzen und ankreuzen, ob sie die Kleinunternehmerregelung beanspruchen oder darauf verzichten. Auch wer bereits selbstständig ist und von der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung wechseln möchte, braucht nur ein formloses Schreiben ans Finanzamt zu schicken. 7 Fehler, die Firmeninhaber und Selbstständige bei der Kleinunternehmerregelung machen können 1. Fehler: Die Kleinunternehmerregelung anwenden, obwohl sie sich nicht lohnt Weil Kleinunternehmerinnen und -unternehmer keine Mehrwertsteuer berechnen, können sie günstigere Preise anbieten als die umsatzsteuerpflichtige Konkurrenz – oder sie machen bei gleichen Preisen mehr Gewinn, weil sie keine Umsatzsteuer abführen müssen. Für viele ist das vorteilhaft. Eine Stadtführerin beispielsweise, die ihr Geld mit privaten Kunden verdient und die Umsatzgrenze 25.000 Euro nicht überschreitet, ist mit der Kleinunternehmerregelung gut aufgehoben. Das Gleiche gilt für Kleinunternehmer, deren Kunden selbst Kleinunternehmer sind oder aus anderen Gründen keine Umsatzsteuer ausweisen müssen, etwa Bildungs- und Kulturinstitutionen und Vereine. Keinen Vorteil bringt die Regelung dagegen, wenn ein Unternehmer vor allem umsatzsteuerpflichtige Geschäftskunden hat. Denn für diese ist die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten, da sie die Steuer vom Finanzamt erstattet bekommen (Vorsteuerabzug). Sie blicken daher immer auf den Nettopreis. Die Kleinunternehmerregelung ist in diesem Fall möglicherweise sogar ein Nachteil: Nimmt der Kleinunternehmer die gleichen Endpreise wie die Konkurrenz, die Mehrwertsteuer berechnet, dann ist der Preis der Mitbewerber attraktiver. Beispiel (KUR=Kleinunternehmerregelung): Mit KUR Ohne KUR Endpreis 200 200 19 % Umsatzwertsteuer — 31,93 Für Geschäftskunden relevanter Nettopreis 200 168,07 Die Vor- und Nachteile abwägen sollten laut VGSD-Vorstand Lutz auch Gründer, die anfangs tausende Euro in Büromöbel, die Ausstattung einer Werkstatt oder andere Anschaffungen investieren oder hohe laufende Ausgaben haben, auf die Umsatzsteuer erhoben wird. Denn Kleinunternehmer haben kein Recht auf Vorsteuerabzug. Das heißt, sie bekommen die gezahlte Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurück. Bei kleinen Anschaffungen wie Stiften oder Ordnern mag das nicht schlimm sein. Kauft aber beispielsweise eine umsatzsteuerpflichtige Unternehmerin einen Computer für 1190 Euro, würde ihr das Finanzamt 19 Prozent Mehrwertsteuer erstatten, also 190 Euro. Ein Kleinunternehmer hingegen muss den vollen Preis zahlen. „Gerade in der Gründungsphase kann es sein, dass man mehr Umsatzsteuer erstattet bekommt, als man zahlen müsste“, sagt Lutz.          Beispiel (KUR=Kleinunternehmerregelung): Mit KUR Ohne KUR Bruttoumsatz 10.000 10.000 Umsatz abzüglich Umsatzsteuer 10.000 8403 Betriebsausgaben brutto 15.000 15.000 Betriebsausgaben nach Vorsteuerabzug nicht möglich 12.605 Verlust -5.000 -4.202 2. Fehler: Den Umsatz falsch schätzen Bei der Geschäftsgründung oder als erfahrener Unternehmer seinen Umsatz schätzen – da kann man schon mal daneben liegen, wenn überraschend wenig oder deutlich mehr Aufträge als erwartet kommen. Wenn man im Gründungsjahr wider Erwarten über 25.000 Euro Umsatz komme, sei das für die Kleinunternehmerregelung für das betreffende Jahr nicht schädlich – wenn die zusätzlichen Aufträge überraschend eingegangen sind, sagt Lutz. Beispiel: Sollte ein Grafiker seinen Umsatz auf 15.000 Euro schätzen, aber tatsächlich 26.000 verdienen, muss er dem Finanzamt nachweisen, dass er mit den zusätzlichen Einnahmen nicht rechnen konnte. Für das betreffende Jahr bleibt der Kleinunternehmerstatus erhalten, im nächsten Jahr wird er umsatzsteuerpflichtig. Hat der Grafiker dagegen seinen Umsatz bewusst niedrig geschätzt und kann er nicht glaubwürdig nachweisen, dass er zu Jahresbeginn nicht damit rechnen konnte, den Umsatz von 25.000 Euro zu überschreiten, wird er rückwirkend für das laufende Jahr umsatzsteuerpflichtig. Er muss die Umsatzsteuer nachzahlen. 3. Fehler: Auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, sie aber im Folgejahr beanspruchen wollen Ein Maler, der 2024 auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet hat, verdient wider Erwarten nur 15.000 Euro und möchte die Regelung 2025 wieder anwenden. Doch daraus wird nichts: „Wenn man sich gegen die Regelung entscheidet, muss man fünf Jahre warten, um sie wieder zu beanspruchen“, sagt Andreas Lutz. „Man kann nicht jedes Jahr neu entscheiden, was günstiger für einen ist.“ 4. Fehler: Den Hinweis auf die Befreiung von der Umsatzsteuer auf der Rechnung vergessen Wenn Kleinunternehmer Rechnungen ausstellen, müssen sie alle Pflichtangaben nach Paragraf 14 Abs. 4 UStG beachten – mit einer Ausnahme: Weil Sie nach §19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, können sie auch keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen sollten sie darauf hinweisen, dass sie keine Umsatzsteuer berechnen müssen. Etwa so: „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“ Vergisst ein Kleinunternehmer diese Angabe, kann es zu Verzögerungen der Zahlung kommen – denn der Rechnungsempfänger wird beanstanden, dass die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen ist. Mit einer Rechnungskorrektur ist dieser Fehler aber schnell behoben. 5. Fehler: Die Umsatzsteuer trotz Befreiung auf Rechnungen ausweisen Wer von der Umsatzsteuer befreit ist und seine Leistungen trotzdem mit sieben oder 19 Prozent Mehrwertsteuer berechnet, riskiert Ärger mit den Kunden, halst sich viel Papierkram auf – und muss noch draufzahlen: Weil man nach Paragraf 14c Abs. 2 UStG die Umsatzsteuer unberechtigterweise ausweist, muss man den jeweiligen Steuerbetrag ans Finanzamt abführen. Der Unternehmer, der die Rechnung falsch ausgestellt hat, muss den Rechnungsempfänger darüber informieren und eine Korrektur beim Finanzamt beantragen. Hat das Finanzamt dem Empfänger noch keine Vorsteuer erstattet, erhält der Unternehmer den ans Finanzamt gezahlten Steuerbetrag zurück. Hat der Rechnungsempfänger die Vorsteuer schon geltend gemacht, wird es noch komplizierter: Der Rechnungsaussteller muss die Korrektur beantragen und der Empfänger muss die Vorsteuer zurückzahlen, ehe das Finanzamt den Betrag rückerstattet. 6. Fehler: Den Wechsel zur Regelbesteuerung nicht bemerken Achtung: Das Finanzamt teilt Unternehmerinnen und Unternehmern nicht mit, wenn sie umsatzsteuerpflichtig werden. Unternehmer müssen selbst darauf achten, ob sie sich noch für die Kleinunternehmerregelung qualifizieren oder regulär besteuert werden. „Mein Tipp: Vor Jahresende genau gucken, wie viel Umsatz ich gemacht habe“, sagt Lutz. Liege der Umsatz über 25.000 Euro, müsse man im Folgejahr Umsatzsteuer erheben. Und wenn ein Unternehmer nicht bemerkt, dass er nun umsatzsteuerpflichtig ist, und die Mehrwertsteuer auf seinen Rechnungen nicht ausweist? Das wird teuer: „Unternehmer schulden dem Finanzamt in so einem Fall die Umsatzsteuer“, sagt Lutz. „Man muss sie abführen, obwohl man sie gar nicht in der Rechnung verlangt hat.“ Passiert dieser Fehler, sollten Unternehmer auf ihre Kunden zugehen, den Fehler einräumen und die Rechnungen korrigieren, so Lutz. „Umsatzsteuerpflichtige Firmenkunden werden den Differenzbetrag überweisen, weil sie ihn absetzen können.“ Anders sieht es bei Privatkunden und umsatzsteuerbefreiten Firmenkunden aus: „Die können die Umsatzsteuer nicht abziehen und werden es weniger amüsant finden, wenn Sie auf eine bisher steuerfreie Rechnung plötzlich Umsatzsteuer aufschlagen wollen“, sagt Lutz. Der Kleinunternehmer bleibt dann wohl oft auf den Forderungen des Finanzamts sitzen. Bei Überschreiten der Grenze von 100.000 Euro gilt ab 2025, dass Kleinunternehmer unterjährig auf das Erheben von Umsatzsteuer umstellen müssen, nicht mehr rückwirkend. „Dazu müsste sich der Umsatz gegenüber dem Vorjahr aber mehr als vervierfachen“, sagt Lutz. Mehr zum Thema Unternehmensregister Kann man sich um die Offenlegung seiner Bilanz drücken? 7. Fehler: Die Kleinunternehmerregelung für mehrere Unternehmen anwenden Ein Webdesigner führt nebenbei noch ein Nachhilfeunternehmen und macht mit seinen Betrieben jeweils einen Umsatz von etwa 13.000 Euro. Obwohl die Unternehmen jeder für sich die Umsatzgrenze unterschreiten, muss der Webdesigner die Umsatzsteuer ausweisen – denn die Kleinunternehmerregelung ist an eine Person gebunden, nicht an das Unternehmen. Anders ist es, wenn der Webdesigner nebenbei noch eine GbR mit einem Partner führt: „Dann gilt für die GbR als Ganzes die Kleinunternehmerregelung, nicht pro Gesellschafter“, sagt VGSD-Vorstand Lutz. „Wenn Sie fünf GbRs mit fünf unterschiedlichen Partnern haben, kann theoretisch jede GbR von der Kleinunternehmerregelung profitieren.“ Doch Vorsicht: Nach Paragraf 42 Abgabenordnung dürfen Unternehmer diese Rechtsform nicht missbrauchen, um Steuern zu sparen. Im Zweifelsfall gilt: lieber beim Steuerberater nachfragen, statt teure Fehler zu riskieren.

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