Un Tesoro de Tiempo te Espera detrás de tus Apps: Domínalas y lo Encontrarás

En todos mis años como formador en Productividad Personal y Gestión del Tiempo, he visto un patrón que se repite. Multitud de profesionales tiran su tiempo, no lo aprovechan al máximo, por descuidar un detalle que, aunque parece evidente, pocos reparan en él: dominar las 2–3 aplicaciones que más utilizan en su día a día.

Cuando hablo de dominar, me refiero entre otras cosas a conocer fórmulas para acelerar tu flujo de trabajo, acortar tiempos y automatizar tareas que se repiten (o hacerlas más cómodamente, en caso de que no se puedan automatizar). Porque la mayoría se conforman con arañar la superficie, con quedarse en las funcionalidades básicas. Y ahí es donde se deja escapar un enorme potencial para multiplicar nuestra eficacia.

El Caso de Outlook: Un «Chollo» Desaprovechado

Uno de los ejemplos más llamativos que he encontrado es el de Microsoft Outlook. Una herramienta utilizada por la inmensa mayoría de profesionales del planeta. Pero si les preguntas, verás que pocos conocen algo más que enviar y recibir correos. Pero, ¿qué hay de la automatización con Pasos Rápidos, de las Carpetas de Búsqueda o el Autotexto (por mencionar solo tres ejemplos)?

En mis talleres de Outlook, muestro a los alumnos esas y otras funcionalidades y características esenciales para acelerar, automatizar y agilizar gestos y operaciones que se repiten miles de veces. Atajos de teclado para etiquetar mensajes, filtros avanzados para organizar la bandeja de entrada, plantillas para responder más rápido, formas de convertir correos en tareas… Un sinfín de pequeños trucos que, sumados, representan una auténtica mina de tiempo.

Aplícalo a Tus Aplicaciones de Cabecera

Y lo mismo que con Outlook, puedes hacer con el resto de aplicaciones que más uses en tu día a día. Ya sea Office, G Suite, programas específicos de tu sector o CRMs, EPRs, etc. Encontrarás siempre margen para exprimir más sus posibilidades y convertirte en un usuario avanzado.

Mejorar este aspecto de tu Productividad Personal no exige un gran esfuerzo, solo una pizca de interés. Te sugiero empezar así:

1. Identifica las 2–3 apps de cabecera, las que más utilizas, de las que más dependes para tu trabajo diario.
2. Detecta las operaciones, gestos o rutinas que más repites en ellas. Por ejemplo: «En Outlook suelo asignar banderas de seguimiento a muchos correos», o «En Word formateo tablas constantemente».
3. Encuentra el atajo de teclado, macro o funcionalidad que te permita acelerar/acortar esa operación. Consejo: mira en la opción “Ayuda” de la aplicación o haz una búsqueda en Google.
4. Ve sumando otras mejoras poco a poco. No intentes dominarlo todo de golpe. Céntrate primero en 1–2 operaciones, automatízalas, y cuando ya sean un hábito, pasa a otras.

El Poder Oculto de las Plantillas

Hablando de dominar tus aplicaciones, no puedo dejar de mencionar un recurso tremendamente subestimado que está ahí delante: las plantillas. Están ahí listas para ayudarte a ganar un tiempo que seguro necesitas, y además simplificar tu vida. A pesar de llevar ahí un montón de años, siguen sin tener la popularidad que se merecen. Son sencillas, prácticas y tremendamente útiles. ¿Cómo resistirse a algo así?

Las plantillas pueden ser de gran utilidad en el trabajo de dos maneras principales:

• Incluyen parte del contenido que necesitas para completar una tarea, de modo que solo tienes que añadir el resto. Imagina que tienes que escribir informes semanales con una estructura similar. En lugar de partir de cero cada vez, puedes crear una plantilla con los apartados fijos y simplemente rellenar la información específica de cada semana.
• Te evitan tener que decidir qué escribir o dónde colocarlo, ya que simplemente rellenas los espacios en blanco. Esto es especialmente útil para tareas repetitivas como responder a ciertos tipos de correos electrónicos. En lugar de escribir cada respuesta desde cero, parte de una plantilla predefinida y personaliza solo lo necesario.

Entonces, ¿por qué no se utilizan más? La razón principal es que muchas veces no se perciben como aplicables a situaciones reales. Y no es sorprendente, pues el término «plantillas» resulta algo abstracto.

Mi consejo: averigua si tus aplicaciones de cabecera permiten crear y usar plantillas. Outlook, Word, Excel… la mayoría de aplicaciones ofrecen esta posibilidad. Date un tiempo para crear algunas plantillas para tus tareas más repetitivas. Al principio puede parecer una inversión de tiempo, pero a la larga, la cantidad de horas que vas a ahorrar es enorme.

Las plantillas son una de esas pequeñas grandes cosas que marcan la diferencia entre un usuario básico y un usuario avanzado. No las dejes escapar en tu camino hacia el dominio de tus aplicaciones.

No Dejes Pasar Esta Oportunidad

Cada persona es distinta y su trabajo y usos de las apps difiere del de al lado. Pero todos podemos ganar tiempo y comodidad dominando nuestras aplicaciones de cabecera. ¿Cuánto? No lo sé, ya me lo contarás. Pero imagina que a raíz de dominar las combinaciones de teclas, utilizar las plantillas y otras funcionalidades que incorpores a tu arsenal, ganas un (digamos) 1-2% cada día. ¿Cuánto es eso al cabo del año? ¡Es algo que antes no tenías y que puedes conseguir sin gran esfuerzo! ¿Te imaginas todo lo que podrías hacer con ese tiempo extra?

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