Google Takeout: qué es y para qué sirve

Todos usamos cada vez más herramientas y aplicaciones para los más diversos usos. Eso, que en principio es algo positivo, puede tener también algunos aspectos menos favorables. Uno de ellos es la dificultad para gestionar y proteger un gran volumen cada vez mayor de información dispersa. Para esta situación, Google Takeout nos ofrece una solución práctica dentro del ecosistema Google.

En este artículo os vamos a centrar en explicar qué es Google Takeout, para qué sirve exactamente y cómo podemos sacar provecho de las funciones que pone a nuestra disposición.

¿Qué es Google Takeout?

Podemos definir Takeout como un servicio desarrollado por Google mediante el cual los usuarios pueden exportar sus datos personales desde diversas aplicaciones y servicios de la propia compañía (en total, más de 50 servicios de Google, entre los cuales figuran Gmail, Google Drive, YouTube, Google Photos, etc.). Es, por tanto, una herramienta orientada a poder tener un mayor control sobre nuestra información.

Estas son las características más destacadas de Google Takeout:

• Es fácil de usar. Unos simples clics y es posible descargar todo tipo de datos de Google.
• Nos permite controlar por completo nuestros datos. Es posible incluso seleccionar y personalizar los servicios que queremos incluir en nuestro archivo de respaldo.
• Ofrece más seguridad, gracias a la posibilidad de mantener una copia de seguridad de tus datos.
• Es muy versátil, ya que se pueden descargar datos de casi todos los productos y servicios de Google en los formatos más utilizados.
• Es gratis, pues es un servicio asociado a cualquier cuenta de Google.

Principales usos de Google Takeout

¿Para qué sirve exactamente Google Takeout? Todas las virtudes y ventajas que hemos enumerado en el apartado anterior hacen de esta herramienta una solución perfecta en un gran número de escenarios y situaciones. He aquí algunos ejemplos:

Protección de nuestros datos personales

Casi se podría decir que la finalidad número de uno (aunque no la única) de Google Takeout es la de proporcionar  una copia de seguridad de nuestros datos almacenados. Esta es una excelente manera de proteger nuestra información cuando se experimentan problemas técnicos, así como para contar con la tranquilidad que nos da el hecho de tener un respaldo seguro.

Por ejemplo, si queremos cerrar una cuenta de GMail y conservar los mensajes, o bien suprimir por completo una cuenta de Google de forma definitiva, con Takeout podremos conservar documentos, fotos, chats, etc.

Migración de servicios

Todo lo explicado en el punto anterior es igualmente válido a la hora de transferir nuestros archivos a cualquier otra plataforma o servicio. Un ejemplo posible sería el de pasar nuestras fotos de Google Photos a iCloud Photos u otro servicio similar.

Ley de Protección de Datos

Por último, cuando se trata de cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), de ámbito europeo, con Google Takeout es más sencillo ejercer nuestro derecho a la portabilidad de datos, los cuales están accesibles en formatos legibles y con capacidad de ser transferidos a otros servicios.

Cómo usar Google Takeout paso a paso

Uno de los grandes puntos a favor de Google Takeout es su facilidad de uso, tal como indicábamos más arriba. Así es como podemos usar la herramienta, paso a paso:

1. Para empezar, iniciamos sesión en nuestra cuenta de Google.
2. Después vamos a la página oficial de Google Takeout.
3. A continuación, se muestran en pantalla una lista con todos los servicios de Google disponibles. Debemos seleccionar las casillas correspondientes a los servicios cuyos datos deseamos exportar. *
4. Luego configuramos las opciones de exportación: el formato del archivo y su tamaño máximo.
5. Hacemos clic en «Siguiente paso» y configuramos la frecuencia de la exportación (una sola vez o  bien de manera periódica).
6. Para terminar, hacemos clic en «Crear archivo», tras lo cual recibimos un correo electrónico con un enlace de descarga.

(*) En el caso de ciertos servicios como por ejemplo Gmail o Google Photos, es posible ser más específicos, ya que se pueden elegir correos o imágenes concretas incluidos en determinada categoría o etiqueta.

A tener en cuenta…

Aunque usar Google Takeout comporta innegables ventajas, es importante tener en cuenta algunos aspectos que muchas veces pasamos por alto cuando nos disponemos a usar esta herramienta:

• El proceso de exportación puede tardar horas (y a veces incluso días), en función del tamaño y la cantidad de datos a exportar.
• Hay un límite máximo para el tamaño de los archivos exportados. Eso supone que sea necesario fragmentar los datos en varias descargas.
• Necesitamos disponer de espacio de almacenamiento local suficiente en nuestro dispositivo para almacenar los archivos descargados.

Con todo, Google Takeout es una magnífica herramienta, sencilla y gratuita, que nos permite proteger, transferir y gestionar toda la información que tenemos almacenada en el ecosistema de Google. Si nos acostumbramos a utilizarla con regularidad y de forma inteligente, con ella nuestros datos van a estar siempre seguros y disponibles.