Cómo hacer una nómina en España paso a paso

El proceso de elaboración de una nómina en España puede parecer complejo al principio, pero con una guía clara y detallada, es posible llevarlo a cabo sin errores. La nómina es un documento fundamental en la relación entre empresa y trabajador, ya que refleja el salario, las deducciones, y las aportaciones a la Seguridad Social. A continuación, se detalla cada uno de los pasos necesarios para realizarla correctamente.

¿Qué es una nómina y por qué es importante?

Una nómina es el documento en el que se desglosan los conceptos salariales y no salariales que recibe un trabajador por su prestación de servicios a una empresa. En ella se incluyen tanto las retribuciones brutas como las retenciones y cotizaciones que se deben aplicar.

Su importancia radica en que es la prueba del pago del salario, sirve para cálculos fiscales, y es imprescindible para acceder a ciertas prestaciones, como la jubilación o el subsidio por desempleo.

Estructura de una nómina en España

Para elaborar correctamente una nómina, es necesario conocer su estructura, que generalmente sigue un modelo estándar. Este se divide en varias secciones esenciales:

1. Encabezado
   • Datos de la empresa: nombre, CIF, domicilio social
   • Datos del trabajador: nombre, DNI/NIE, número de la Seguridad Social, categoría profesional, fecha de alta en la empresa
   • Período de liquidación: el mes y año al que corresponde la nómina
2. Devengos
   • Salario base: cantidad fija que percibe el trabajador según su contrato
   • Complementos salariales: pluses por antigüedad, nocturnidad, peligrosidad, etc.
   • Pagas extraordinarias: si están prorrateadas, se reflejan mensualmente
   • Horas extras y otros incentivos
3. Deducciones
   • Cotización a la Seguridad Social
   • Retención del IRPF
   • Otras deducciones como anticipos o embargos judiciales
4. Líquido a percibir
   • Se obtiene restando las deducciones al total de devengos
5. Pie de la nómina
   • Firma de la empresa y del trabajador
   • Base de cotización y tipo de IRPF aplicado

Paso a paso para elaborar una nómina

Para confeccionar una nómina de forma precisa, es fundamental seguir una serie de pasos organizados que permitan evitar errores y cumplir con la normativa vigente.

1. Recopilar la información del trabajador y de la empresa

Antes de empezar, es imprescindible contar con todos los datos del trabajador y la empresa. Esto incluye información como:

• Nombre y apellidos
• DNI/NIE
• Categoría profesional
• Salario base según convenio colectivo
• Número de afiliación a la Seguridad Social
• Tipo de contrato

2. Calcular los devengos

Los devengos son las cantidades que percibe el trabajador antes de aplicar las deducciones. Se dividen en:

• Salario base: se obtiene del contrato y del convenio aplicable.
• Complementos salariales: pueden ser por antigüedad, nocturnidad, turnicidad, entre otros.
• Pagas extraordinarias: si no están prorrateadas, se reciben en junio y diciembre.
• Otros conceptos: dietas, plus de transporte o retribuciones en especie.

3. Determinar las bases de cotización

Las bases de cotización sirven para calcular las aportaciones a la Seguridad Social y se dividen en:

• Base de cotización por contingencias comunes: incluye el salario base y complementos salariales.
• Base de cotización por contingencias profesionales: suma la anterior más las horas extraordinarias.
• Base de cotización para desempleo y formación profesional: es la misma que la de contingencias profesionales.

4. Aplicar las deducciones correspondientes

Las deducciones son los importes que se restan del salario bruto para cumplir con las obligaciones fiscales y de seguridad social. Se dividen en:

• Cotización a la Seguridad Social:
  • Contingencias comunes: 4,7%
  • Desempleo: 1,55% en contratos indefinidos y 1,6% en contratos temporales
  • Formación profesional: 0,1%
• Retención del IRPF: porcentaje que varía según el salario y la situación personal del trabajador.

5. Calcular el líquido a percibir

Una vez calculados los devengos y aplicadas las deducciones, se obtiene el salario neto, es decir, la cantidad que el trabajador recibirá en su cuenta bancaria.

La fórmula básica es:

Salario neto = Total devengado – Total deducciones

6. Revisar la nómina antes de emitirla

Es fundamental verificar que todos los cálculos sean correctos antes de entregar la nómina. Se recomienda comprobar:

• Que los datos personales y fiscales del trabajador sean correctos.
• Que las bases de cotización se hayan calculado adecuadamente.
• Que las retenciones aplicadas sean las correspondientes.

7. Entregar la nómina al trabajador

Finalmente, la nómina debe ser entregada al trabajador en formato impreso o digital, asegurando que reciba una copia y que la empresa conserve otra para su archivo.

Errores comunes al hacer una nómina y cómo evitarlos

Para garantizar que la nómina sea correcta, es necesario evitar algunos errores frecuentes, tales como:

• No aplicar correctamente el convenio colectivo: cada sector tiene condiciones específicas.
• Errores en la retención del IRPF: un cálculo incorrecto puede generar problemas con Hacienda.
• No incluir conceptos salariales obligatorios: algunos complementos son obligatorios según el contrato y el convenio.
• Confusión entre conceptos salariales y no salariales: dietas y desplazamientos no cotizan, mientras que complementos sí.
• No actualizar los porcentajes de cotización: las normativas cambian periódicamente.

Para evitar estos errores, es recomendable utilizar programas especializados en gestión de nóminas o contar con asesoría laboral.

Herramientas útiles para gestionar nóminas

Para facilitar la gestión de nóminas, existen diversas herramientas digitales que automatizan los cálculos y generan documentos en pocos pasos. Algunas opciones incluyen:

• Software de gestión laboral como A3 Nómina, NominaSOL o Sage 200.
• Plataformas de recursos humanos que integran gestión de contratos, seguros sociales y nóminas.
• Calculadoras de IRPF y Seguridad Social disponibles en la web de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.

Normativa vigente sobre nóminas en España

La legislación española regula con detalle la estructura y elaboración de las nóminas. Algunas normativas clave son:

• Estatuto de los Trabajadores: regula los derechos laborales, incluyendo el salario y su pago.
• Ley General de la Seguridad Social: establece las bases de cotización y aportaciones obligatorias.
• Reglamento del IRPF: define las retenciones fiscales aplicables según el salario y situación del trabajador.

Mantenerse actualizado con las normativas es esencial para evitar sanciones y asegurar el cumplimiento de las obligaciones laborales.

Elaborar una nómina correctamente es un proceso clave para cualquier empresa, ya que garantiza el cumplimiento de las normativas laborales y fiscales. Conocer la estructura de la nómina, aplicar correctamente las bases de cotización y retenciones, y evitar errores comunes permite llevar una gestión eficiente y sin complicaciones.

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