¿Qué es un proceso contable?
Los procesos contables requieren de una serie de pasos para reflejar bien los ingresos y gastos y la situación económica real de la empresa. The post ¿Qué es un proceso contable? appeared first on Sage Advice España.
Los procesos contables son esenciales para conocer la situación económica y financiera de una empresa. La automatización mediante soluciones tecnológicas mejora la eficiencia y reduce errores. En este artículo, explicamos qué son los procesos contables, su importancia y cómo la tecnología puede facilitar su gestión.
- Las soluciones tecnológicas facilitan la automatización de los procesos contables para ganar en eficiencia.
- Es importante identificar bien cada operación realizada para registrarla de forma correcta y que no haya errores.
Si tienes una empresa o negocio o bien eres autónomo, seguro que en más de una ocasión has oído hablar de los procesos contables. Es un término que no siempre es fácil de comprender porque parece algo abstracto, aunque no es complicado. De hecho, el propio nombre ya lo indica y lo vincula con la contabilidad. Y ahí está ya una de las claves.
Es más, seguro que los has realizado alguna vez sin darte cuenta a la hora de llevar la contabilidad de la empresa o negocio e ir haciendo las anotaciones de las distintas operaciones del día a día. No obstante, vamos a entrar más en detalle.
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Definición
Los procesos contables pueden definirse como el conjunto de pasos relacionados con las compras, ventas, resultados… Es decir, con las operaciones que permiten indicar el estado económico y financiero de una entidad. Pero vamos a entrar más en detalle.
Y, ¿por qué son tan importantes? La clave está en que es posible conocer con exactitud los ingresos y gastos reales de la compañía o negocio. Así puedes obtener el consolidado de los estados contables y, en consecuencia, esa panorámica real y fiel de la situación financiera y económica de tu negocio para hacer proyecciones y evitar situaciones de crisis.
No hay que olvidar, además, que estos registros que se tienen en cuenta en los procesos contables de una empresa son parte de las obligaciones tributarias. Y ahí radica también su importancia y no solo en la necesidad de conocer de forma veraz los estados contables.
Pautas de elaboración de los procesos contables
Lo primero que hay que tener claro para la elaboración o automatización de los procesos contables de una empresa son los propios principios de la contabilidad. Solo así se va a disponer de forma veraz de los estados contables y tendrás acceso en cualquier momento y en tiempo real a los resultados financieros en un período de tiempo concreto.
Los libros contables son la herramienta clave. Es conveniente que siempre estén actualizados. De este modo, un buen consejo es que un día a la semana lo dediques a hacer todas las anotaciones contables correspondientes según la operativa realizada. Esto te permitirá tener siempre la contabilidad actualizada.
Pero este paso no es el único. Los procesos contables se articulan en torno a lo que podríamos definir como un ciclo que, sobre todo, gira en torno a tres elementos: apertura contable, movimiento y cierre contable. Esto es fundamental tenerlo claro porque la contabilidad de una compañía, pyme o negocio siempre se divide en ciclos. Es decir, queda sometida a períodos de tiempo en los que se registran las actividades y su impacto en la productividad.
Los procesos contables comprenden todas las operaciones económicas y financieras de una empresa o negocio.
Pasos a seguir
Aunque los procesos contables básicos de una empresa se articulan según el ciclo que hemos comentado anteriormente, también hay que tener en cuenta otras fases que, ahora, vamos a detallar.
Es conveniente la correcta identificación de cada operación para registrarla de forma adecuada y que no se produzcan errores contables. Y aquí podemos hablar de dos tipos: rutinarias y no rutinarias. En el caso de las primeras, se incluyen las básicas, que comprenden la obtención de bienes o servicios de la empresa. Dentro de las rutinarias, también están las operaciones de apoyo, que dan soporte a las básicas.
Por su parte, dentro de las operaciones no rutinarias, están las relacionadas con daños o pérdidas por casos inesperados, por fallos judiciales, procesos de investigación para nuevos productos o servicios o las adquisiciones o remodelaciones.
También es importante identificar las cuentas a nivel contable y no solo quedarse con el tipo de operación del anterior paso. De este modo, se posibilita hacer una provisión contable del asiento.
Lo más conveniente es actualizar diariamente el registro de entradas y salidas para generar un orden cronológico del proceso contable. Si no es posible, por lo menos, un día a la semana como hemos comentado.
En esta parte de los procesos contables, hay que consolidar el total del crédito y del débito. Es importante tener en cuenta que, siguiendo los principios contables, el “debe” y el “haber” en los asientos contables tiene que coincidir en las cantidades.
Llegados a este punto se obtiene el resultado. Es clave no olvidarse de valorar todos los saldos de inversión, gastos y ventas, así como el patrimonio con el fin de saber si realmente se gana o se pierde.
El siguiente paso es verificar todos los registros una vez estemos seguros de los saldos.
Los procesos contables finalizan con la realización de un informe con todos los resultados obtenidos. Y, ¿qué se incluye aquí? Se puede hablar de cuatro ejes:
1. Identificación
2. Cuentas
3. Entradas y salidas
4. Saldos
5. Pérdidas y ganancias
6. Balance de comprobación
7. Estados financieros
Cómo hacer los procesos contables más ágiles
Los procesos contables en una empresa te pueden parecer complejos por los aspectos a tener en cuenta y los pasos a seguir. Sin embargo, la operativa del día a día no lo es tanto. Tan solo es cuestión de establecer la dinámica. Además, la tecnología y, en concreto, las soluciones digitales son el perfecto aliado para ganar en eficiencia.
Las soluciones de tecnología tienen aún otra ventaja: la automatización de los procesos contables. Es habitual que haya operaciones que se repitan y que, por lo tanto, el sistema es capaz de incorporar sin necesidad de incluir todos los datos uno a uno. Además, muchas soluciones son inteligentes y te pueden ayudar a detectar posibles fallos.
En resumen, los procesos contables no solo son esenciales para cumplir con las obligaciones tributarias, sino que también proporcionan una visión clara y precisa de la situación económica y financiera de una empresa. La implementación de soluciones tecnológicas y la automatización de estos procesos no solo ahorran tiempo, sino que también minimizan errores y permiten a los empresarios centrarse en actividades de mayor valor añadido. Adoptar estas herramientas es un paso estratégico hacia una gestión financiera más eficiente y efectiva.
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