Implementación de Verifactu: Ayudando a las empresas en la transición

Claves para la implementación de Verifactu y cumplir con la normativa. Ahorra tiempo, automatiza procesos y asegura la trazabilidad. The post Implementación de Verifactu: Ayudando a las empresas en la transición appeared first on Sage Advice España.

Jan 22, 2025 - 17:20
 0
Implementación de Verifactu: Ayudando a las empresas en la transición

En esta entrega de la serie de artículos de la campaña «Get Ready. La nueva factura», y como parte del equipo de Legal Changes Ambassadors de Sage, te muestro cómo, desde Glezco, estamos apoyando a las empresas para que la implementación de Verifactu no solo garantice el cumplimiento normativo, sino que también impulse la digitalización y optimización de la facturación.

  • La implementación de Verifactu no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también representa una oportunidad para optimizar la facturación de las empresas. 
  • En este artículo, te enseño cómo desde Glezco Asesores y Consultores acompañamos a las organizaciones durante esta transición, ayudándolas a automatizar y fortalecer sus procesos internos.

Una vez realizada la fase de diagnóstico y análisis, en las que ayudamos a las empresas a identificar las áreas de mejora de sus procesos de facturación para cumplir con los requisitos de Verifactu, llega el momento de abordar la fase de implementación. Esta etapa es crucial, ya que permite a las empresas no solo adaptarse a la normativa, sino también optimizar y automatizar sus procesos de facturación, alineándolos con las mejores prácticas y la tecnología actual.

En este artículo, profundizamos en cómo, como consultores, acompañamos a las empresas en la implementación, ya sea mediante el uso de nuestra herramienta de facturación o recomendándoles la adopción de un ERP adecuado.

COMPARTE ¿Tu empresa está lista para la nueva era de la facturación? Con Verifactu, el cumplimiento normativo se convierte en una ventaja competitiva.

CONTENIDO DEL POST

Sage

1. Objetivo de la fase de implementación

El propósito de la fase de implementación es garantizar que la empresa pueda generar y enviar facturas que cumplan con los estándares de Verifactu, incorporando:

  • Los elementos de seguridad requeridos, como los hashes encadenados (QR).
  • La estructura específica de registros definida por la Agencia Tributaria.
  • Los mecanismos para transmitir las facturas a la AEAT en tiempo real (modalidad Verifactu) o almacenarlas de forma accesible (modalidad No Verifactu).

Además, esta etapa busca integrar estas exigencias dentro de los flujos de trabajo diarios de la empresa, asegurando una transición fluida y efectiva.

2. Revisión final de la información

Antes de iniciar la implementación, realizamos una última revisión exhaustiva de la información que necesita el sistema para emitir y enviar facturas conforme a los requisitos de Verifactu. En este paso recomendamos:

a) Validación de datos

Comprobación de que las fichas de clientes contienen los datos necesarios, como:

  • Tipos de IVA aplicables.
  • NIF y direcciones fiscales correctas.
  • Información detallada sobre productos o servicios.

b) Identificación de gaps

Si durante la revisión detectamos que faltan datos clave, trabajamos con la empresa para:

  • Completar o corregir los registros.
  • Automatizar la captura de información faltante en los procesos futuros.

Este paso garantiza que no haya retrasos o errores al emitir y enviar facturas.

3. Opciones para la emisión y envío de facturas

Una vez completada la revisión, ayudamos a las empresas a implementar un sistema que les permita cumplir con Verifactu. Dependiendo de las necesidades del cliente, ofrecemos dos opciones principales:

La implementación de Verifactu marca un antes y un después en la facturación empresarial. Más que una obligación, es la oportunidad de digitalizar, automatizar y ganar eficiencia en cada factura emitida.

a) Uso de una herramienta de facturación de nuestro despacho

Para empresas que no cuentan con un software homologado, podemos gestionar la emisión y envío de las facturas a través de nuestra propia herramienta. Este enfoque incluye:

  • Configuración personalizada. Adaptamos nuestro programa para cumplir con las particularidades del negocio.
  • Emisión y envío directo. Generamos las facturas con los elementos de seguridad requeridos y las transmitimos a la AEAT en tiempo real (modalidad Verifactu) o las almacenamos según corresponda.
  • Facilidad de uso. Ofrecemos una interfaz sencilla que permite a la empresa realizar un seguimiento de sus registros en todo momento.

Este enfoque es ideal para autónomos y micro pymes que buscan una solución ágil y temporal mientras exploran otras opciones tecnológicas.

b) Recomendación de un ERP

Para organizaciones más grandes o aquellas que necesitan una solución integral, recomendamos la implementación de un ERP que cumpla con los requisitos de Verifactu. Este proceso incluye:

  • Análisis de necesidades. Evaluamos las operaciones de la empresa para identificar qué ERP se ajusta mejor a su modelo de negocio.
  • Selección del proveedor. Asesoramos en la elección de un sistema homologado que pueda integrarse con sus procesos actuales.
  • Implementación conjunta. Coordinamos con el proveedor del ERP para garantizar una configuración óptima, minimizando interrupciones operativas.
  • Capacitación. Nos aseguramos de la correcta formación al personal en el uso del ERP para asegurar una adopción efectiva.

Esta opción proporciona una solución escalable y robusta que puede integrarse con otras áreas de la empresa, como finanzas, inventarios y recursos humanos.

Sage

4. Automatización y optimización del proceso de facturación

Independientemente de la solución elegida, nuestra labor no termina con la implementación tecnológica. También trabajamos para optimizar los procesos de facturación, aprovechando las oportunidades que brinda la transición a Verifactu:

a) Automatización de flujos

  • Configuración de procesos automáticos para la emisión, validación y envío de facturas.
  • Integración con otros sistemas internos, como contabilidad.

b) Implementación de controles internos

  • Establecimiento de controles para asegurar que las facturas cumplen con los requisitos antes de su envío.
  • Automatización de validaciones para evitar errores humanos.

c) Almacenamiento y acceso a facturas

  • Configuración de sistemas seguros para almacenar las facturas y garantizar su accesibilidad en caso de inspección.
  • Creación de procesos de respaldo para proteger los registros.

5. Acompañamiento y soporte continuo

La implementación de Verifactu no es un proceso puntual, sino una transición que requiere ajustes continuos. Por ello, ofrecemos soporte continuo para:

  • Resolver dudas o problemas técnicos que puedan surgir.
  • Adaptar el sistema a posibles cambios normativos o regulatorios.
  • Realizar revisiones para asegurar el cumplimiento continuo.

Además, evaluamos regularmente el desempeño del sistema y los procesos implementados, proponiendo mejoras que permitan a las empresas optimizar aún más sus operaciones.

6. Beneficios de nuestro enfoque

Nuestro enfoque integral para la implementación de Verifactu ofrece beneficios tangibles a las empresas:

  • Cumplimiento normativo. Garantizamos que las empresas cumplen con los requisitos de la Agencia Tributaria desde el primer momento.
  • Ahorro de tiempo y recursos. Automatizamos procesos clave, reduciendo la carga administrativa y minimizando errores.
  • Escalabilidad. Ayudamos a las empresas a adoptar soluciones tecnológicas que puedan crecer junto con sus necesidades.
  • Mejora operativa: Optimizamos los flujos de trabajo, haciéndolos más ágiles y eficientes.

Una implementación exitosa para un cumplimiento seguro

La implementación de VeriFactu es un desafío para muchas empresas, pero también representa una oportunidad para modernizar y mejorar sus procesos de facturación. Como consultores, nuestro objetivo es acompañar a las organizaciones en cada paso de este proceso, desde la identificación de necesidades hasta la adopción de soluciones tecnológicas, asegurando una transición fluida y exitosa.