Тайм-менеджмент, который работает

Как часто вы говорите: «У меня нет на это времени!»? У многих есть список того, что он сделал бы, будь у него больше часов. Но на самом деле, 25-й час в сутках не решит проблем. Главное ― не количество часов, а качество их использования. О самых эффективных инструментах тайм-менеджмента расскажет Эмма Михейкина, коуч, продюсер, трекер.

Примерное время прочтения статьи ― 13 минут.

Больше десяти лет я помогаю людям с самым разным графиком планировать и запускать проекты, и всего пару раз встречала людей, расписание которых объективно переполнено. Я утверждаю, что времени достаточно. А чаще всего мы просто нерационально расходуем то, что у нас есть, и делаем много лишнего.

Тайм-менеджмент ― это искусство управления временем. 

Быть занятым каждую свободную минуту ― путь к выгоранию и болезням, а не к успеху. А вот заниматься именно тем, что для вас важно, успевать отдыхать, общаться с близкими, осознанно распределять время и ставить приоритеты ― и правда дорога к счастью и благополучию.

Планирование работает абсолютно для всех. Если считаете себя исключением, вы просто неудачно подобрали инструменты, попробуйте другие. О самых эффективных поговорим в этой статье.

Какую задачу должен решить для вас тайм-менеджмент?

Прежде чем заняться планированием, ответьте себе на вопрос: какую задачу вы решаете?

Если ваша цель ― освободить время, то на что? 

Будем честны, большинство из нас, получив лишний час в сутках, потратит его так же, как имеющиеся 24, и даже не заметит, что их стало больше. Вероятно, мы даже будем ругаться, что из-за этого дурацкого лишнего часа ещё сильнее не выспались!

Поэтому подумайте как следует, какая у вас цель. Без этой предварительной подготовки бессмысленно начинать.

Неочевидные лайфхаки тайм-менеджмента

Планируйте сначала отдых и радость на день

Многие слышали, что планирование нужно начинать с отдыха. Сначала отмечаем в календаре отпуск, выходные и занятия, дающие нам силы, минимум 8 часов сна, а потом уже всё остальное. Потому что невыспавшийся человек тратит на задачу в полтора-два раза больше времени, чем отдохнувший. И чем больше накопленная усталость, тем больше мы тупим, легче заболеваем и меньше радуемся успехам. Когда отдыхаете, вы не тратите время, а инвестируете его в свою продуктивность.

В идеале у вас на каждый день должно быть запланировано что-то приятное, что даёт лично вам энергию. Если вы не знаете, что это — экспериментируйте, пробуйте разные виды досуга и сравнивайте свои ощущения после. 

Вы же не требуете от своего телефона, чтобы он работал круглые сутки без подзарядки аккумулятора? Вот и от себя не стоит этого требовать.

Лягушки и прочая французская кухня

Популярный совет Глеба Архангельского «первым делом утром съесть лягушку» (сделать небольшое, но самое неприятное дело) не подходит для большинства женщин. Да и не каждого мужчину такое начало дня настроит на рабочий лад. Вместо законной гордости и чувства выполненного долга есть риск получить испорченное на весь день настроение.

 Гораздо надёжнее начать с чего-то лёгкого и приятного, с чем вы точно справитесь и получите удовольствие в процессе. После этого обязательно надо похвалить себя за продуктивность и в хорошем настроении перейти к более сложным задачам.

Лени не существует

Прокрастинация ― сигнал, что с задачей что-то не так. Это тема для отдельного разговора, но главный рецепт таков. Если вы саботируете какую-то задачу, посмотрите на неё внимательно и ответьте себе на несколько вопросов:

• Это точно нужно делать?
• Могу ли я это делегировать?
• Понимаю ли я, что нужно сделать?
• Всё ли у меня есть для того, чтобы начать выполнять эту задачу?
• Не доставляет ли она мне морального или физического дискомфорта?
• Не слишком ли задача большая, чтобы выполнить её за один раз? Может быть, можно разбить её на несколько?

Ответ на один из этих вопросов подскажет вам, в чём конкретно проблема с задачей. Вы сможете это исправить, и задача перестанет вызывать саботаж.

Списки дел из входящих задач ― путь к вечной занятости

Если сама ваша работа не состоит из обработки входящих запросов, большой ошибкой будет все задачи, прилетающие к вам в течении дня, дописывать в список на день. Это прямая дорога к тому, чтобы перерабатывать и заканчивать день с ощущением «я ничего не успеваю».

Если часть ваших обязанностей состоит из срочных задач, закладывайте под них время в течение дня. Если их можно отложить, фиксируйте, а потом ставьте в план на следующие дни. 

Единственное исключение: если задачи объективно занимают 2-3 минуты, лучше делать их сразу, а не копить.

Сюда же относится рекомендация «выключить уведомления» и на все письма и сообщения отвечать пару раз в день в отведённое для этого в расписании время. Чтобы они не отвлекали вас от запланированных дел.

Планируйте, исходя из своих глобальных приоритетов

В течении дня у нас есть моменты большей и меньшей продуктивности. Кто-то бодрее всего с утра, кто-то раскачивается к обеду, а кому-то самые сложные задачи легче выполнять ближе к ночи. Скорее всего, вы знаете, когда вам легче всего работать. Старайтесь часы наибольшей эффективности посвящать тем делам, которые ведут к вашим целям. Как правило, это не срочные дела, и их проще всего отложить. Но они при этом самые важные. Не позволяйте рутине и входящим запросам отвлекать вас от тех пунктов плана, которые в долгосрочной перспективе дадут вам больше всего.

Уменьшение количества задач

В искусстве управления временем есть несколько направлений. Когда мы говорим о том, чтобы освободить время, важный навык ― расставлять приоритеты и отказываться от лишних задач.

Наша цель ― не допускать ситуации, когда что-то из задуманного мы успеваем или нет случайным образом. Слишком большой риск, что выполнены будут незначительные мелочи, а самые важные задачи так и останутся в списках или мыслях. Поэтому процесс подобного отсева обязательно должен быть сознательным. 

В запущенных случаях у нас уже бесконечный список задач, и первое, что нужно для успешного планирования, ― навести в нём порядок. Давайте поговорим о том, какие инструменты могут нам в этом помочь.

Дела ― это данные кому-то обещания

Любая ваша задача ― это обещание, которое вы кому-то дали. Себе, семье, коллегам, клиентам.

Если чувствуете, что ситуация выходит из-под контроля, стоит ранжировать задачи по обещаниям и от части из них отказаться. Не просто забить и не делать, а прямо проговорить, что выполнить такие-то договорённости сейчас нет возможности, поэтому вы от них пока отказываетесь.

Как ранжировать задачи?

Матрица Эйзенхауэра

Очень полезно распределять задачи по важности и срочности. Для наглядности можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра.

1. Разделите лист на 4 квадрата и промаркируйте. По горизонтали ― важно/не важно, по вертикали ― срочно/ не срочно.

2. Распределите дела по ячейкам.
Срочные и важные задачи ― это то, что нужно запланировать на ближайшее время.
Срочные и не важные ― делегировать или вовсе не делать, по ситуации.

Не срочные и важные ― самый интересный пункт, как правило, это задачи, ведущие к развитию вас и вашего проекта. Их я рекомендую ставить в ваш план как приоритетные.

Не срочные и не важные ― чаще всего можно просто вычеркнуть и забыть.

Если вы записали всё в срочное и важное, подумайте ещё раз и попробуйте расставить приоритеты.

Квадрат Декарта

Бывает, что мы не можем оценить важность какого-то пункта из списка и недоумеваем, к какой категории отнести задачу. В этой ситуации нам поможет метод, который называется «квадрат Декарта».

Посмотрите на задачу и задайте себе 4 вопроса:

• Что случится, если это произойдёт?
• Что не случится, если это произойдёт?
• Что случится, если это не произойдёт?
• Что не случится, если это не произойдёт?

Любую подобную технику эффективнее выполнять письменно.

Как понять, где у вас слабое место

Иногда мы не можем найти слабое место в своём планировании. Вроде всё правильно сделали, а ничего не успели.

Предлагаю вам три способа найти, где в вашем судне течь, в которую утекает время. 

Кстати, это ещё и отличные техники для тех, кто только начинает что-то планировать. Они позволяют понять, а откуда мы, собственно, стартуем.

Хронометраж

Честно скажу, это метод для маньяков. Но очень крутой и эффективный. 

Нужно несколько своих максимально обычных дней, а лучше неделю, раз в 15 минут записывать, что вы делаете. Как вариант ― раз в час записывать, что делали прошедший час и сколько времени заняла каждая задача (если успели выполнить несколько).

Ничего в своих планах не меняйте. Вам не нужно никому показывать записи. Важно увидеть, сколько времени на самом деле уходит на какие задачи и правда ли вы делаете то, что начали, или отвлекаетесь.

Закрытый список дел 

Хороший способ оценить, работают ли ваши планы.
Вам нужно написать список из 5 дел, которые обязательно нужно сделать. Это не должны быть задачи, привязанные ко времени и другим людям. Встречи, вебинары, совещания не подходят. В списке должны быть задачи, которые для вас важны, но технически их легко и не сделать.

Дальше всё просто.
В течении дня вы вычёркиваете дела из этого списка, когда они сделаны. А ещё ниже записываете всё, что делали помимо этих задач.

Особенно наглядно будет для тех, кто часто не успевает запланированное. 

Рутины 

Как вы относитесь к рутинам? Многие считают их чем-то нудным и отвратительным. А я считаю, что они созданы для того, чтобы экономить наши нервы!

И есть ещё один коварный нюанс.

Когда вы будете делать хронометраж или записывать сделанное за день, то увидите, что многие задачи повторяются.

Оценивая свою продуктивность, мы чаще всего забываем об огромной куче регулярных дел, которая отнимает львиную кучу времени и сил. Нам кажется, что мы ничего не сделали за неделю, а мы переделали кучу рутины, не важно, рабочей или бытовой.

Хорошая новость состоит в том, что рутины могут и должны работать на нас, разгружая мозг и помогая оптимизировать простые задачи. Но для этого повторяющиеся задачи должны быть посчитаны и внесены в план.

 Сделать это можно так:

1. Пройдите по разным зонам и сферами своей жизни (разные помещения, где вы бываете, работа, машина, родные и прочее) и запишите про каждую зону всё, что вам нужно делать с какой-то периодичностью (каждый день/неделю/месяц/квартал/год). 

2. Поставьте напротив каждого пункта периодичность и примерное время, которое занимает дело.

3. Попробуйте раскидать эти дела по календарю и посмотрите, сколько времени они у вас отнимают.

4. Оцените то, что видите. Какие эмоции у вас вызывает эта картина? Соответствует ли она вашим представлениям? Готовы ли вы тратить столько времени, или нужно оптимизировать/делегировать?

Важное при любой системе планирования: зона контроля

Обязательно помните, что всё, что мы делаем, находится в одной из трёх зон.

1. Контроля и управления

Это та территория, где мы действуем. Например, от меня зависит, насколько хорошо я напишу эту статью, как много полезного для вас материала смогу в неё добавить.

2. Влияния

Мне хотелось бы, чтобы вам понравилась статья и вы написали, какие техники будете применять в дальнейшем. Я не могу это контролировать, но могу повлиять на ваше решение. Добавить больше практических инструментов и прямо написать, что буду рада получить обратную связь.

3. Отсутствия контроля

Зависит ли от меня хоть как-то, прочитаете ли вы статью? Нет. Я могу её написать, редактор проверить, но если письмо упадёт в папку со спамом, или у вас не будет времени в момент получения рассылки, вы просто не прочитаете статью, и это никак от меня не зависит. 

Следите за тем, чтобы основные ваши усилия были сосредоточены на том, что находится в вашей зоне контроля, меньшие ― в зоне влияния. И не тратьте силы на то, что от вас никак не зависит.
Кроме того, прежде чем оценить успешность тех или иных своих действий, внимательно посмотрите, от чего зависел результат. Точно от вас? В первую очередь это касается тех, кто склонен к самокритике. 

Для импровизаторов

Бывают ситуации, когда все наши планы идут коту под хвост. В этом нет ничего страшного, поменять план всё равно проще, чем изобретать что-то с нуля. Но в этот момент важно задать себе правильные вопросы, например, «Да, и?». 

Попробуйте включить в план новые вводные, даже если на первый взгляд кажется, что они перечёркивают запланированное. Возможно, вы сумеете примирить новые обстоятельства со старым планом.

Два вопроса, которые помогут вам более продуктивно смотреть на любые перемены, даже негативные:

• В какой ситуации это было бы полезно? 
• А классно?

Попробуйте извлечь выгоду из произошедшего.

Закрывайте цели, а не задачи

Попадали ли вы в ситуацию, когда список задач к проекту выполнен почти полностью, а цель ближе не стала? Это случается, если задачи в списке неправильно сформулированы.

Записывая очередной пункт плана, думайте о том, какой результат нужно получить, а не какие шаги сделать. В противном случае может оказаться, что задача вычеркнута, а цель не приблизилась. 

Один из способов сократить количество шагов ― в первую очередь думать о том, без каких промежуточных результатов точно не получится достигнуть цели. И сосредоточиться на них в первую очередь.

Дела неравноценны с точки зрения влияния на успех.

Полезное упражнение. Подумайте, какое одно действие необходимо, чтобы всё остальное стало проще или не нужно. Не всегда вы сможете такое найти, но часто такая постановка вопроса поможет увидеть обходные пути и упростить путь к цели.

А чего вы хотите?

Составляя долгосрочные планы, полезно думать, что нужно создать как результат, чтобы реализовать ваши «хочу». Допустим, если вы хотите славы и денег, то не стоит выбирать благотворительные проекты ― там вы можете заработать только славу. Если вам хочется публичности, выбирайте те занятия, где вы будете на виду.

В теории это кажется очевидным, но на практике я постоянно слышу «мне здесь скучно, зато хорошо платят», «я всегда хотела работать с людьми, но программирование выглядело перспективнее», «мне не нравится так много общаться, но предложили хорошее место» и так далее.

Проекты, определённые только необходимостью и целесообразностью, работают гораздо хуже.

Процессы вокруг планирования

Есть много вещей, которые сами по себе не отнимают времени, но упрощают вашу жизнь и помогают планировать.

Заранее определяйте срочность дел

Важный навык — ещё в момент планирования понимать, как задачи связаны и в какой момент они превратятся в срочные. Это позволяет планировать с запасом и не оказываться в аврале.

Записывайте

Самый тупой карандаш лучше самого острого ума. Выгружайте из памяти всё, что можете: в календарь, заметки, в блокнот или списки задач. Идеи, планы, встречи. Не тратьте свою оперативную память на ерунду, иначе будете тупить и зависать, как переполненный файлами компьютер.

Многозадачность ― зло 

Мы не умеем выполнять несколько задач одновременно. То, что мы считаем многозадачностью ― бесконечные переключения туда-сюда, на которые тратятся время и энергия. Выполняя дела последовательно, а не параллельно, вы сэкономите и время, и силы.

Анализируйте

Регулярно задавайте себе вопросы для рефлексии предыдущего дня, недели или месяца. Что получилось удачно? Какие решения и качества помогли вам достигнуть нужных результатов? Что вы теперь будете делать по-другому или не будете вовсе? 

Записывайте свои ответы и время от времени просматривайте записи.

Процесс важнее результата

Время, которое вы тратите на планирование, ― это большой вклад в вашу продуктивность, даже если потом вы не заглядываете в составленные планы. Сам процесс в данном случае не менее ценен, чем результат. Составляя планы, вы анализируете, как прошёл предыдущий отрезок времени, ставите цели, расставляете приоритеты, ищете пути решения. Это большая и важная работа, вы запускаете в своей голове процесс принятия нужных решений, фокусируетесь на важном, и это влияет на ваши поступки в дальнейшем независимо от того, следуете ли вы конкретному составленному плану.
Поэтому я рекомендую выделять время на планирование хотя бы раз в неделю. Вы быстро увидите результат.

Читайте больше полезных материалов в Сообществе «Azconsult | Растим и продвигаем микробизнес» и Телеграм-канале.

Эмма Михейкина

Продюсер, коуч, трекер, бизнес-консультант, специалист по планированию и формированию сообществ

ВКонтакте 

Телеграм 

Сайт 

Запись Тайм-менеджмент, который работает впервые появилась AZCONSULT.